Sie attestieren als Autor/Urheber eines Dokuments die Echtheit der Inhalte und das Auftreten der Datei, während des Zustands der Zertifizierung. Sofern Änderungen innerhalb des Dokuments auftauchen, wird dieses als ungültig erklärt, womit auch die Zertifizierung verfällt.
Tipp: Die Zertifizierung Ihrer Dokumente sollte immer Vorrang vor einer Signierung haben.
Wenn Sie der Autor einer PDF-Datei sind und diese Tatsache darstellen möchten, setzen Sie eine Zertifizierung mithilfe des entsprechenden Werkzeugs in Nitro PDF Professional. Wenn Sie zertifizieren (besser als das bloße Hinzufügen einer digitalen Signatur), können Sie den Umgang mit Ihren Dokumenten im folgenden Umfang kontrollieren:
- Jedwede Änderungen verbieten. Diese Option deaktiviert für den Moment alle Werkzeuge, mit denen Sie eine Datei verändern können (inklusive bearbeiten, kommentieren, signieren und Text einfügen). Sofern hiernach Änderungen am Dokument vorgenommen werden wird das Zertifikat sofort ungültig.
- Partielle Änderungsmöglichkeiten. Diese Aktion deaktiviert alle Werkzeuge, die zum Ändern einer Datei verwendet werden können. Ausgenommen hiervon sind die Optionen “Signieren” und “Form bearbeiten”. Dieses nutzen Sie beispielsweise dann wenn Sie anderen Benutzern erlauben Daten hinzuzufügen. Die bereits bestehenden, zertifizierten Daten können jedoch nicht geändert werden.
- Ergänzungen und Kommentare erlauben. Diese Option deaktiviert alle Werkzeuge, die Ihre Datei verändern können. Sie erlauben jedoch das Hinzufügen von Kommentaren, Signaturen und Ergänzungen. Diese Funktion verwenden Sie zuweilen dann wenn ein Vertrag überarbeitet/diskutiert wird, in dem während des Vorgangs der Überarbeitung Signaturen oder Kommentare hinzugefügt werden müssen.
Dokument zertifizieren – warum eigentlich?
- Sinnvoll, wenn Sie andere Personen die Möglichkeite geben möchten PDF-Dokumente zu signieren, kommentieren oder zu ergänzen, ohne das Zertifikat zu beeinträchtigen.
- Mit einer Zertifizierung zeigen Sie an, dass Sie der Autor des Dokuments sind.
- Mithilfe einer Zertifizierung können Sie sich für den Inhalt eines PDF-Dokuments verbürgen.
- Sie können festlegen welche Änderungen zugelassen werden dürfen, ohne dass das Dokument ungültig wird.
- Sie können Änderungen am Dokument verbieten (Seiten hinzufügen, Änderung des Textes, etc.).
Tipp: PDF-Dateien können jeweils nur einmalig zertifiziert werden. Sofern Sie es erlauben können digitale Signaturen jedoch öfters hinzugefügt werden. Dieses ist der Vorteil für Sie als Autor, wenn Sie ein Dokument zertifizieren und nicht nur signieren.
PDF-Dokument zertifizieren:
- Auf dem Reiter Sichern und Signieren, in der Gruppe Signaturen, klicken Sie auf Zertifizieren
.
- Wählen Sie nun im darauffolgenden Fenster die Aktion aus, die Sie genehmigen möchten. Wählen Sie Ihre Einstellungen aus der Liste Erlaubte Aktionen aus.
- Klicken Sie auf Weiter.
- Wählen Sie die digitale ID aus, mit der Sie das Dokument zertifizieren möchten. Sie entscheiden ob Ihr Zertifikat sichtbar oder unsichtbar gemacht werden soll.
- Klicken Sie auf Weiter.
- Sofern Sie das Zertifikat sichtbar gemacht haben klicken Sie auf die Stelle innerhalb Ihres Dokuments, wo diese auftauchen soll.
- Im Bereich Dokument zertifizieren machen Sie bitte folgendes:
- Wählen Sie einen Grund aus, weshalb Sie die Datei signieren möchten. Wählen Sie einen Grund aus der Liste oder geben Sie diesen manuell selbst ein.
- Wählen Sie die Option speichern, um die Zertifizierung im vorliegenden Dokument vorzunehmen. Alternativ wählen Sie “Speichern unter” und speichern Ihr Zertifikat so in einem neuen Dokument.
- Legen Sie fest in welcher Form das Zertifikat erscheinen soll.
- Klicken Sie auf Fertig.
Merke: Wenn Sie zertifizierte PDF-Dateien mit anderen Nutzern verwenden muss deren PDF-Programm das Abrufen von zertifizierten und signierten PDF-Dateien unterstützen. Andernfalls ist nicht gewährleistet, dass der Vorgang optimal abläuft. Nitro Pro, Adobe Acrobat und Adobe Reader verfügen über diese Möglichkeiten und erkennen sowohl zertifizierte als auch signierte Dokumente.