Una firma digitale funziona come una firma su un foglio di carta, ovvero è un mezzo per aggiungere un identificativo univoco a un documento. Entrambi gli strumenti consentono di attestare con facilità l’identità di una persona che ha firmato un particolare documento in un momento specifico, ma la firma digitale si spinge oltre, poiché permette di verificare che il contenuto del documento non sia stato alterato dopo la firma. Inoltre, la funzione di cronologia delle versioni del documento permette ai destinatari di controllare quando è stato firmato un documento e quando è stato oggetto di modifiche. La cronologia è crittografata e archiviata all’interno del PDF e può essere visualizzata in qualunque momento dal riquadro Firme.
Per firmare digitalmente un documento PDF, è necessario disporre di un ID digitale; per verificare le firme di altri utenti, occorre condividere con essi i propri ID digitali e aggiungere ciascuno di essi al proprio elenco Contatti attendibili.